Nach langer Verzögerung wurde am 12. Mai 2023 dem Hinweisgeberschutzgesetz vom Bundesrat zugestimmt und damit die EU-Whistleblower fast anderthalb Jahre zu spät umgesetzt.
Am 2. Juli 2023 tritt das Gesetz in Kraft und Unternehmen ab 250 Beschäftigten sind dann verpflichtet, eine interne Hinweisgebermeldestelle zu betreiben. Unternehmen ab 50 Beschäftigten bleibt Zeit bis zum 17. Dezember 2023.
Die interne Hinweisgeber Meldestelle
Eine interne Hinweisgebermeldestelle bietet Unternehmen die Möglichkeit, Meldungen von Verstößen oder Fehlverhalten von Beschäftigten oder anderen Personen im beruflichen Kontext zu erhalten. Eine interne Hinweisgebermeldestelle kann auf verschiedene Arten eingerichtet werden. Um die Vertraulichkeit, Professionalität und Neutralität zu sichern, kann ein externer Dienstleister mit der Einrichtung und/oder Verwaltung der Meldestelle beauftragt werden, die sog. Ombudsperson.
Die Ombudsperson
Eine Ombudsperson ist im Allgemeinen eine unabhängige und neutrale Vermittlungs- oder Beschwerdestelle, die eingerichtet wird, um individuellen Beschwerden oder Konflikten entgegenzuwirken. Die Hauptfunktion einer Ombudsperson besteht darin, neutral zwischen den Parteien zu vermitteln und zur Lösung von Problemen beizutragen.
Im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes hat die Ombudsperson die folgenden Aufgaben:
- Sicherung der Anonymität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen
- Überwachung der eingehenden Hinweise
- Bestätigung des Eingangs und Rückmeldung über die Folgemaßnahmen an den Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Frist
- Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber bei Rückfragen
- Aufbereitung einer Ersteinschätzung für das Unternehmen
Zudem werden besondere Anforderungen an die Ombudsperson gestellt:
- Wahrung der Vertraulichkeit
- Unabhängigkeit gegenüber dem Unternehmen
- notwendige Fachkunde, um rechtlich zutreffend beurteilen zu können
- Kenntnisse und Erfahrung in der Bewertung der Hinweise im Hinblick auf Schlüssigkeit und Schwere des Vorwurfs
- geschult in den Prozessen des Hinweisgeberschutzes
- Beauftragung auf eine gewisse Dauer
Der Compliance-Dienstleister Intelli Revolution hat sich auf die Einrichtung und die Verwaltung von internen Hinweisgeber Meldestellen spezialisiert. Die Ombudspersonen sind Juristen und stellen damit eine professionelle Bearbeitung sicher. Den Unternehmen werden von Intelli Revolution verschiedene Meldekanäle zur Verfügung gestellt. Sofern bereits Meldekanäle bestehen, können diese ebenfalls verwaltet werden. Eingehende Hinweise werden nach den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) bearbeitet und dem betreuten Unternehmen ein vertraulicher Bericht mit Empfehlung übergeben. Sofern weitere Investigationen erforderlich sind, steht Intelli Revolution auch hier mit seinem Netzwerk zur Verfügung.
