Immer mehr Unternehmen greifen auf KI-basierte Transkriptionsdienste zurück, um Videomeetings automatisch zu dokumentieren. Der Produktivitätsvorteil liegt auf der Hand – aber juristisch ist hier besondere Aufmerksamkeit gefordert: Wer Unterhaltungen aufzeichnet, gerät rasch in den Bereich des § 201 StGB („Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes“). Denn das Aufzeichnen nicht-öffentlicher Gespräche – beispielsweise in Team-Sitzungen, Personalgesprächen oder internen Beratungen – ist im Prinzip untersagt, wenn keine Erlaubnis vorliegt. Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufzeichnung mit einem Mobiltelefon oder durch eine KI passiert.
Eine „Live-Transkription“, bei der keine Tonspur abgelegt, sondern der gesprochene Inhalt lediglich kurzzeitig verarbeitet wird, fällt nicht unter den Straftatbestand. Viele verbreitete Programme speichern das Audiosignal jedoch zwischen – und damit ist § 201 StGB grundsätzlich erfüllt. Ohne eindeutige oder stillschweigende Zustimmung aller Anwesenden besteht ein Strafbarkeitsrisiko.
In der Praxis lässt sich das Risiko vor allem durch eine Einwilligung der Betroffenen verhindern. Sie müssen im Voraus klar und nachvollziehbar darüber in Kenntnis gesetzt werden, ob, wie und wozu eine Aufnahme oder Transkription geschieht. Allgemeine Hinweise („Die Unterhaltung wird aufgezeichnet“) genügen dagegen nicht.
Die KI-Transkription kann damit datenschutzkonform und straffrei erfolgen – aber nur, sofern Transparenz und Offenheit gegeben sind. Unternehmen sollten daher vor Einführung solcher Systeme die Gesetzeslage überprüfen, Handlungsrichtlinien für ihre Mitarbeitenden erlassen und Kommunikationsteilnehmer umfassend aufklären.
