Unternehmen sind verpflichtet, eine interne Hinweisgeber Meldestelle einzurichten
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist seit dem 2. Juli 2023 in Kraft. Es schützt Personen, die im beruflichen Kontext Informationen über bestimmte Rechtsverstöße melden oder offenlegen. Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten und betreiben. Für bestimmte Branchen und regulierte Unternehmen kann die Pflicht unabhängig von der Beschäftigtenzahl gelten.
Mit unserer Hinweisgeber-Meldestelle unterstützt Intelli Revolution Unternehmen beim rechtssicheren und praxistauglichen Betrieb einer internen Meldestelle. Hinweise können vertraulich entgegengenommen, fristgerecht bearbeitet und durch eine Ombudsperson fachlich eingeordnet werden.
Externe Unterstützung durch Ombudsperson
Unternehmen können nach § 14 HinSchG auch Dritte mit Aufgaben der internen Meldestelle betrauen. Eine zentrale oder gemeinsam betriebene Meldestelle kann je nach Organisationsstruktur möglich sein. Die Verantwortung dafür, geeignete Folgemaßnahmen zu ergreifen und Rückmeldungen an die hinweisgebende Person zu geben, verbleibt jedoch beim jeweiligen Beschäftigungsgeber.
Vertraulichkeit und Schutz hinweisgebender Personen
Dem Schutz der Identität hinweisgebender Personen kommt eine besondere Rolle zu. Die Meldekanäle müssen so gestaltet sein, dass nur die zuständigen Personen Zugriff auf eingehende Meldungen und die Kommunikation mit hinweisgebenden Personen haben.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt hinweisgebende Personen vor Repressalien. Verboten sind ungerechtfertigte Nachteile infolge einer Meldung oder Offenlegung, etwa Kündigungen, Abmahnungen oder die Versagung von Beförderungen.
Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen meldet oder offenlegt, ist zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet.
Fristen und Bußgelder
Die interne Meldestelle bestätigt den Eingang einer Meldung grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person erfolgt spätestens innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung.
Die Nicht-Einrichtung oder Nicht-Betreibung einer internen Meldestelle kann mit einer Geldbuße von bis zu 20.000 Euro geahndet werden. Andere Verstöße, insbesondere die Behinderung von Meldungen, Repressalien oder bestimmte Verstöße gegen Vertraulichkeitspflichten, können mit bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Für bestimmte Tatbestände kann sich der Bußgeldrahmen gegenüber juristischen Personen nach § 30 OWiG erhöhen.
Intelligente Hinweisgeber Meldestelle von Intelli Revolution
Intelli Revolution unterstützt Unternehmen beim Betrieb einer internen Meldestelle, die auf die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes ausgerichtet ist und die Bedürfnisse der am Prozess Beteiligten berücksichtigt.
Wir bieten unsere Hinweisgeber-Meldestelle in zwei Varianten an:
- Hinweisgebersystem mit Ombudsperson oder
- Ombudsperson für bestehende Meldekanäle
Bei unserem Hinweisgebersystem mit Ombudsperson kommunizieren hinweisgebende Person und Ombudsperson über eine E-Mail-Adresse, Messenger, insbesondere Signal oder Threema, oder unsere Postanschrift. Zudem ist auf Wunsch der hinweisgebenden Person ein persönliches Treffen mit der Ombudsperson möglich, auf Wunsch auch per Videokonferenz.
Bei dem Service Ombudsperson für bestehende Meldekanäle verfügen Sie bereits über eigene Meldekanäle. Wir integrieren diese in unser Monitoring und unterstützen Sie durch eine externe Ombudsperson bei Fristenkontrolle, Kommunikation und fachlicher Einordnung eingehender Hinweise.
Bei jedem Paket steht eine juristisch ausgebildete Ombudsperson zur Verfügung, die eingehende Hinweise überwacht, fachlich einordnet und die fristgerechte Bearbeitung unterstützt.
Die Meldekanäle im Überblick
So funktioniert unser Hinweisgebersystem
Unser Hinweisgebersystem ermöglicht hinweisgebenden Personen die einfache und sichere Abgabe von Hinweisen über die genannten Meldekanäle. Die Vertraulichkeit der Identität hinweisgebender Personen wird durch geeignete Meldekanäle und die Ombudsperson geschützt. Anonyme Meldungen können über die eingerichteten Meldekanäle bearbeitet werden.
Sie haben sich bereits für eine Whistleblower-Lösung entschieden und benötigen noch eine Ombudsperson, um die Meldestelle professionell zu betreiben? Dann entscheiden Sie sich für unser Paket Ombudsperson für bestehende Meldekanäle.
Ersteinschätzung durch Ombudsperson
Eingehende Meldungen werden durch die Ombudsperson überwacht, fachlich eingeordnet und innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeitet. Auf dieser Basis erfolgt eine erste fachliche Einordnung an die zuständigen Ansprechpersonen im Unternehmen und eine Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person innerhalb der gesetzlichen Frist.
Als Unternehmen entscheiden Sie selbst, wie die weitere Vorgehensweise aussieht und wer die Untersuchung durchführen soll. Auf Wunsch bieten wir auch hier kompetente Unterstützung aus unserem Netzwerk von Rechtsanwält, Steuerberater und IT-Expert. Ihre Ombudsperson bleibt hierbei an Ihrer Seite.
Was unterscheidet unsere Hinweisgeber Meldestelle von anderen Angeboten?
Wir wissen um die Bedeutung ethischen Handelns. Eine professionelle Hinweisgeber-Meldestelle kann dazu beitragen, Compliance-Verstöße frühzeitig zu erkennen, Vertrauen in Ihr Unternehmen zu stärken und Reputationsschäden zu vermeiden.
Viele Lösungen stellen vor allem ein technisches System zur Übermittlung von Hinweisen bereit. Mit unserer digitalen Hinweisgeber-Meldestelle schaffen wir zusätzlich einen vertraulichen Kommunikationskanal für hinweisgebende Personen und unterstützen eine fachgerechte Bearbeitung eingehender Hinweise.
Eingehende Meldungen werden durch qualifizierte Ombudspersonen gesichtet, fachlich eingeordnet und innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeitet. Auf dieser Grundlage erhalten die zuständigen Ansprechpersonen im Unternehmen eine erste fachliche Einordnung. Unsere Hinweisgeber-Meldestelle ist für unterschiedliche Unternehmensgrößen geeignet und kann in bestehende Prozesse integriert werden.
Alle Vorteile des Portals auf einen Blick:
Sie möchten die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes praxistauglich umsetzen? Dann entscheiden Sie sich für eines unserer Leistungspakete.
Zwei Pakete zur Auswahl
Mit der individuellen Sachverhaltsaufklärung der eingegangenen Hinweise können Sie uns gesondert beauftragen.
Alle Preise verstehen sich zzgl. Mehrwertsteuer.
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