Unternehmen sind verpflichtet Whistleblower System einzuführen
Nach der Zustimmung des Bundesrats zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) am 12. Mai 2023 muss in vielen Unternehmen ein Whistleblower System als interne Meldestelle eingerichtet werden. Über dieses können Hinweisgeber auf Missstände im Unternehmen aufmerksam machen.
Für wen und ab wann gilt das Gesetz?
Nach dem HinSchG sind alle Beschäftigungsgeber (natürliche und juristische Personen des privaten Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen, die regelmäßig mindestens 250 Mitarbeitende beschäftigen), unmittelbar (ab Inkrafttreten) verpflichtet, interne Hinweisgebermeldestellen mit Whistleblower System einzurichten und zu betreiben, an die sich Hinweisgeber mit Informationen über Verstöße wenden können.
Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten müssen nicht sofort tätig werden, ihnen wird für die Einführung der internen Meldestelle mit Whistleblower System eine Frist bis zum 17.12.2023 gewährt. Abweichend gilt die Pflicht zur Einrichtung einer internen Hinweisgebermeldestelle unabhängig von der Zahl der Beschäftigten z.B. für Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, Institute des Kreditwesengesetzes bzw. Wertpapierinstitutsgesetzes und Kapitalverwaltungsgesellschaften.
Identitätsschutz der Whistleblower steht im Vordergrund
Der Schutz der Identität des Whistleblowers hat oberste Priorität. Ein Whistleblower ist eine Person, die Informationen (Hinweise) veröffentlicht, die von öffentlichem Interesse sind. Die vom Hinweisgeber in diesem Zusammenhang übermittelten Informationen stammen dabei in der Regel aus geschützten bzw. geheimen Quellen.
Um den Whistleblower vor möglichen Repressalien zu schützen, gibt der Gesetzgeber vor, dass die Identität des Hinweisgebers lediglich der Person bekannt sein darf, welche die entsprechende Meldung bearbeitet. Schadenersatzpflicht besteht für die hinweisgebende Person bei grober oder vorsätzlicher Falschmeldung.
Maßnahmen (z. B. Kündigung, Abmahnung, Missachtung bei Beförderung) gegen Whistleblower sind ebenso untersagt. In diesem Zusammenhang gilt eine Beweislastumkehr bei Geltendmachung durch den Hinweisgeber. Der Arbeitgeber muss dann gegebenenfalls nachweisen, dass Maßnahmen gegen seine Mitarbeitenden nicht im Zusammenhang mit dem Hinweis an eine Meldestelle stehen.
Bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz drohen Geldbußen
Unternehmen, die ihren Verpflichtungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz nicht nachkommen, drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro. Die höchstmögliche Geldbuße kann nach § 40 Abs. 6 S. 2 HinSchG auf das bis zu 10-fache der erhöht werden (Verweisung auf § 30 Abs. 2 S. 3 OWiG). Ein Verstoß gegen die Verpflichtungen wäre z. B. das Verhindern einer Meldung oder die Verhinderung der Kommunikation nach einer Meldung. Bereits der Versuch, dies zu tun, wird mit einem Bußgeld geahndet. Es ist verboten, vorsätzlich oder fahrlässig das Vertraulichkeitsprinzip zu missachten oder Repressalien zu ergreifen oder dies zu versuchen.
Wer seine gesetzliche Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle ignoriert, muss mit Bußgeldern von bis zu 20.000 Euro rechnen.
Als interne Meldestelle für Hinweisgeber dürfen auch Dritte beauftragt werden, an die sich die Beschäftigten wenden können.
Whistleblower System mit intelligenter Meldestelle von Intelli Revolution
Die Meldestelle von Intelli Revolution bietet alle Funktionen, die für eine vertrauliche Bearbeitung der Meldungen notwendig sind und vom Gesetzgeber vorgegeben werden.
Wir bieten unsere intelligente Hinweisgeber Meldestelle in zwei Varianten an:
- Whistleblower System mit Ombudsperson oder
- Ombudsperson für bestehende Meldekanäle
Bei unserem Whistleblower System mit Ombudsperson kommunizieren der Hinweisgebende und die Ombudsperson über eine E-Mail-Adresse, einen Messenger (Signal, Threema) oder unsere Postanschrift. Zudem ist auf Wunsch des Hinweisgebers ein persönliches Treffen mit der Ombudsperson möglich – auf Wunsch auch via Videokonferenz.
Die Meldekanäle im Überblick
So funktioniert unser Whistleblower System
Unser Hinweisgebersystem ermöglicht dem Whistleblower die einfache und sichere Abgabe von Hinweisen über die o.g. Meldekanäle. Auch die Anonymität der hinweisgebenden Person wird dabei stets durch die Ombudsperson sichergestellt.
Sie haben sich bereits für eine Whistleblower-Lösung entschieden und benötigen noch eine Ombudsperson, um die eingehenden Hinweise durch eine zertifizierte Fachkraft zu bearbeiten? Dann entscheiden Sie sich für unser Paket Ombudsperson für bestehende Meldekanäle.
Erste Einschätzung durch Ombudsperson
Die Meldekanäle werden rund um die Uhr von unserer für Sie zuständigen Ombudsperson (Jurist:innen) überwacht. Alle eingehenden Meldungen durch unser Whistleblower System werden von einer Ombudsperson gesichtet und begutachtet. Auf dieser Grundlage erfolgt eine Ersteinschätzung, die Ihnen dabei hilft zu entscheiden, wie weiter vorgegangen werden soll.
Es ist auch Ihre Entscheidung, wer die Untersuchungen übernimmt. Gerne stehen wir dabei an Ihrer Seite. In unserem Netzwerk finden sich kompetente Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen, IT-Spezialist:innen und andere Experten. Ihre Ombudsperson bleibt immer an Ihrer Seite.
Warum ist unser Whistleblower System etwas Besonderes?
Während die Mehrheit der Anbieter lediglich ein System zur Übermittlung von Hinweisen an die Hand gibt, bietet Ihnen unsere Lösung zudem ein inhaltliche Filterung und Plausibilitätsprüfung. So schafft unser Whistleblower System einen vertrauensvollen Kommunikationskanal für Hinweisgebende und ermöglicht eine fachgerechte Bearbeitung der eingehenden Hinweise.
Unser Whistleblower System lässt sich zudem ganz einfach in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren.
Die positiven Effekte: Ihnen bleiben Bußgelder erspart, Ihre gute Reputation bleibt erhalten und das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und Ihrer Kundschaft in Ihr Unternehmen wird gefördert.
Alle Vorteile des Portals auf einen Blick:
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Unsere Leistungspakete sind überzeugend, kostensparend und erfüllen die gesetzlichen Bestimmungen. Das Einrichten eines firmeninternen Whistleblower System ist kosten- und personalintensiv. Der Betrieb einer firmeninternen Hinweisstelle ist eine Herausforderung, die Erreichbarkeit muss für 24 Stunden an jedem Tag gewährleistet sein.
Sehen Sie sich unsere Leistungspakete an – mit oder ohne Whistleblower System
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Wir bieten Ihnen Möglichkeiten, eine individuelle Aufklärung eingegangener Hinweise zu erledigen. Hierzu können Sie uns jeweils gesondert beauftragen.
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