Mit der Einführung des neuen Outlook von Microsoft erleben wir nicht nur neue Funktionen, sondern auch eine grundlegende Veränderung in der Art und Weise, wie E-Mails bearbeitet werden. Wer externe Mailserver verwendet, sollte unbedingt wissen: Microsoft speichert nicht nur Ihre E-Mails, sondern auch Ihre Anmeldedaten – und das gilt sogar für geschäftliche Konten. Ein besonders kritischer Punkt ist, dass Nutzer, die keinen Exchange-Online-Server von Microsoft verwenden, sondern beispielsweise auf IMAP oder einen selbst gehosteten Exchange-Server setzen, gezwungen sind, Microsoft ihre Zugangsdaten anzuvertrauen.
Was passiert mit Ihren E-Mails?
Früher kommunizierte Outlook direkt mit dem jeweiligen Mailserver. In der neuen Version jedoch läuft der gesamte Datenverkehr über die Microsoft-Cloud, unabhängig davon, wo Ihr E-Mail-Server tatsächlich gehostet wird.
Damit sind einige datenschutzrechtliche Probleme verbunden:
- Zugriff auf Ihre Zugangsdaten: Microsoft speichert Benutzernamen und Passwörter externer Mailkonten.
- Verlust der Datenhoheit: Alle E-Mails werden über Microsoft-Server umgeleitet, selbst wenn Ihr Unternehmen eigene Server nutzt.
- Mögliche DSGVO-Verstöße: Sollte Microsoft Daten außerhalb der EU speichern, könnte das gegen Datenschutzgesetze und Unternehmensrichtlinien verstoßen.
- Erhöhte Sicherheitsrisiken: Zentral gespeicherte Anmeldedaten und E-Mails sind für Hacker besonders attraktiv.
Besonders kritisch für Unternehmen
Wenn Microsofts Exchange Online nicht bereits als Mailserver genutzt wird, könnte diese Umleitung der Daten in vielen Unternehmen gegen bestehende IT- und Datenschutzrichtlinien verstoßen. Firmen, die auf eigene Mailserver setzen, tun dies oft aus Datenschutzgründen – genau diese Kontrolle wird mit dem neuen Outlook aus der Hand gegeben.
Wie können Sie Ihre Daten schützen?
Die gute Nachricht: Es gibt Alternativen. Hier sind einige Schritte, um zu verhindern, dass Microsoft unnötig Zugriff auf Ihre E-Mails hat:
- Bleiben Sie, wenn möglich, bei der klassischen Outlook-Version. Diese verarbeitet E-Mails weiterhin direkt und ohne Umweg über Microsoft-Server.
- Nutzen Sie datenschutzfreundliche E-Mail-Clients wie Thunderbird oder spezialisierte Business-Lösungen, die eine direkte Serverkommunikation ermöglichen.
- Überprüfen Sie Ihre IT-Richtlinien: Wenn Ihr Unternehmen auf das neue Outlook umsteigen möchte, sollte genau geprüft werden, ob die Speicherung von Anmeldedaten und Mails bei Microsoft zulässig ist.
- Blockieren Sie das neue Outlook in der IT-Infrastruktur, wenn der Datenschutz gefährdet ist. IT-Administratoren können den Wechsel unterbinden und sichere Alternativen bereitstellen.
Fazit: Ist das neue Outlook eine Gefahr für Ihre Daten?
Ja – wenn Sie nicht bereits Exchange Online nutzen, müssen Sie mit einem erheblichen Kontrollverlust rechnen. Besonders Unternehmen mit eigenen Mailservern sollten sich darüber im Klaren sein, dass Microsoft nicht nur Zugriff auf E-Mails, sondern auch auf Anmeldedaten erhält. Setzen Sie auf sichere Alternativen und behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten!
