Für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) im Unternehmen bleibt nicht mehr viel Zeit. Das Gesetz, das dem Schutz von Whistleblowern dient, ist bereits im Sommer in Kraft getreten. Es verpflichtet alle Arbeitgeber ab 50 Beschäftigten zur Einrichtung einer internen Hinweisgebermeldestelle bis zum 17. Dezember 2023. Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern müssen ebenfalls entsprechende Hinweisgebersysteme anbieten. Abweichend gilt die Pflicht zur Einrichtung einer internen Hinweisgebermeldestelle unabhängig von der Zahl der Beschäftigten z.B. für Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, Institute des Kreditwesengesetzes bzw. Wertpapierinstitutsgesetzes und Kapitalverwaltungsgesellschaften.
Das Hinweisgebeschutzgesetz schützt Whistleblower, also Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen (ehemaligen, derzeitigen oder zukünftigen) Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen haben und diese an eine zuständige Hinweisgebermeldestelle melden. Das HinSchG schützt diese Hinweisgeber vor sämtlichen Repressalien wie zum Beispiel Abmahnung, Kündigung oder Versagung von Beförderungen. Auch von Hinweisen betroffene Personen sollen geschützt werden.
Als Meldewege sieht das Gesetz interne Meldestellen (vom Unternehmen) und externe Meldestellen (z.B. Bundesamt für Justiz) vor. Hinweisgeber können wählen, an welche Meldestelle sie sich wenden. In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und Whistleblower keine Repressalien befürchten, ist die Meldung an eine interne Meldestelle zu bevorzugen.
Bei möglichen Verstößen gegen das HinSchG handelt es sich um Ordnungswidrigkeiten, die mit einer Geldbuße bestraft werden – das gilt auch für die Nichteinrichtung einer internen Meldestelle. Jedoch nicht nur den Unternehmen drohen hohe Bußgelder, sondern auch den verantwortlichen Geschäftsführern. Denn diese sind für die Umsetzung der neuen Gesetzesregelung verantwortlich und haften andernfalls persönlich für den Schaden, der dem Unternehmen durch die Bußgeldzahlung entsteht (Verletzung der Legalitätspflicht).
Die Einrichtung einer internen Meldestelle und die Beachtung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes für die korrekte Behandlung eingehender Meldungen erfordern genaue Kenntnis der gesetzlichen Bestimmungen: Eine interne Meldestelle des Unternehmens nimmt die Hinweise des Whistleblowers über einen Meldekanal entgegen, prüft den Hinweis auf Plausibilität, kommuniziert bei Bedarf und nach Möglichkeit mit dem Hinweisgeber und empfiehlt dem Unternehmen Folgemaßnahmen.
Als interne Meldestelle dürfen auch Dritte beauftragt werden. Der Compliance-Berater Intelli Revolution hat eine intelligente Hinweisgebermeldestelle entwickelt, die sämtliche Anforderungen des HinSchG umsetzt und die Bedürfnisse aller im Prozess Betroffenen berücksichtigt.
Über das Whistleblowersystem sind verschiedene Meldekanäle erreichbar. Die Anonymität der hinweisgebenden Person wird dabei stets durch die Ombudsperson sichergestellt. Jede eingehende Meldung wird von Ombudspersonen mit juristischem Hintergrund gesichtet, ausgewertet und den Entscheidern im Unternehmen entsprechende Handlungsempfehlungen unterbreitet. Die Lösung ist für jede Unternehmensgröße geeignet und kann mühelos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden.
