Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen mit 50 und mehr Beschäftigten sowie alle juristischen Personen des öffentlichen Sektors nach zur Implementierung eines Whistleblower-Systems (§ 12 HinSchG).
Wir von Intelli Revolution bieten ein intelligentes Hinweisgebersystem, das sämtliche Anforderungen an eine interne Meldestelle für Hinweisgeber erfüllt und alle Bedürfnisse der im Prozess Betroffenen berücksichtigt. Hierzu haben wir die gesetzlich erforderlichen Meldekanäle eingerichtet (E-Mail-Adresse, Signal und Threema als Messenger, verschlüsseltes Kontaktformular, Postanschrift, persönliches Treffen auch via Videokonferenz), die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen.
Die internen Meldestellen unserer Kunden werden durch eine Ombudsperson betreut. Unsere Ombudsfrauen und -männer sind nach dem HinSchG bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sie verfügen über die erforderliche Fachkunde und besuchen regelmäßige Fortbildungen – bei Intelli Revolution verfügen alle Ombudspersonen über einen rechtswissenschaftlichen Hochschulabschluss.
Bei Eingang einer Meldung über einen Meldekanal bestätigt die Ombudsperson den Eingang der Meldung binnen spätestens sieben Tagen gegenüber der hinweisgebenden Person. Sofern eine persönliche Zusammenkunft gewünscht wird, vereinbart die Ombudspersonen einen Termin mit dem Hinweisgeber. Die Treffen finden bevorzugt als Videogespräch statt.
Nun wird die Meldung zunächst dahin gehend überprüft, ob es sich um eine Meldung im gesetzlichen Sinne handelt. Insoweit wird die Ombudsperson sich mit dem Ansprechpartner des Kunden abstimmen – selbstverständlich unter Wahrung der Vertraulichkeit. Sofern die Meldung in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt, prüft die Ombudsperson, ob die Meldung einen Vorfall betrifft, der in den sachlichen Anwendungsbereich (§ 2 HinSchG) fällt. Wenn auch das bestätigt wird, prüft die Ombudsperson die Stichhaltigkeit der Meldung. Ist auch das Ergebnis der Prüfung positiv, entscheidet die Ombudsperson darüber, ob für die Durchführung von Folgemaßnahmen weitere Informationen von der hinweisgebenden Person erfragt werden müssen und nimmt mit dem Hinweisgeber diesbezüglich Kontakt auf.
Wenn alle Informationen vorliegen, informiert die Ombudsperson das Unternehmen in einem vertraulichen Bericht über den Hinweis und gibt auf Wunsch entsprechende Empfehlungen aus:
- Durchführung von internen Untersuchungen beim Verantwortlichen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren;
- die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen (z.B. Staatsanwaltschaft, Datenschutzaufsichtsbehörden etc.)
- das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
- das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an die interne Revision des Verantwortlichen oder
- an eine zuständige Behörde (z.B. zur Strafverfolgung).
Auf Grundlage dieses Berichts entscheiden unsere Kunden selbst über die weitere Vorgehensweise und wer die Investigation durchführen soll. Auch hier bieten wir kompetente Unterstützung an und können auf ein Netzwerk von Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen, IT-Expert:innen etc. zurückgreifen. Die Ombudsperson bleibt hierbei stets an der Seite unserer Kunden.
Innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung der Meldung erhält der Hinweisgeber von der Ombudsperson eine Rückmeldung mit Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen. Mit dem Abschluss von Folgemaßnahmen (§ 18 HinSchG) wird auch das Meldeverfahren abgeschlossen. Die Ombudsperson trägt Sorge dafür, dass die Daten drei Jahre nach dem Abschluss des Verfahrens gelöscht werden. Im Einzelfall kann eine Dokumentation auch länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
