Unternehmen sind verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist seit dem 2. Juli 2023 in Kraft. Es schützt Personen, die im beruflichen Kontext Informationen über bestimmte Rechtsverstöße melden oder offenlegen. Beschäftigungsgeber müssen dafür sorgen, dass bei ihnen mindestens eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird. Diese Pflicht gilt grundsätzlich für Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Für bestimmte Branchen und regulierte Unternehmen kann sie unabhängig von der Beschäftigtenzahl gelten.
Ein internes Hinweisgebersystem ermöglicht es hinweisgebenden Personen, Informationen über mögliche Verstöße über vertrauliche Meldekanäle zu übermitteln. Unternehmen können die interne Meldestelle selbst betreiben oder nach § 14 HinSchG Dritte mit Aufgaben der internen Meldestelle betrauen. Die Verantwortung dafür, geeignete Folgemaßnahmen zu ergreifen und Rückmeldungen an die hinweisgebende Person zu geben, verbleibt jedoch beim jeweiligen Beschäftigungsgeber.
Vertraulichkeit und Schutz hinweisgebender Personen
Ein wesentlicher Bestandteil eines Hinweisgebersystems ist der Schutz der Identität hinweisgebender Personen. Meldekanäle müssen so gestaltet sein, dass nur die zuständigen Personen Zugriff auf eingehende Meldungen und die Kommunikation mit hinweisgebenden Personen haben.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt hinweisgebende Personen vor Repressalien. Verboten sind ungerechtfertigte Nachteile, die infolge einer Meldung oder Offenlegung entstehen, zum Beispiel Abmahnungen, Versagung von Beförderungen oder Kündigungen.
Interne Meldestellen müssen Meldungen in Textform oder mündlich ermöglichen. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist innerhalb angemessener Zeit auch eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen. Anonym eingehende Meldungen sollten bearbeitet werden; eine gesetzliche Pflicht, Meldekanäle so zu gestalten, dass anonyme Meldungen möglich sind, besteht jedoch nicht.
Fristen und Bußgelder
Die interne Meldestelle bestätigt den Eingang einer Meldung grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person erfolgt spätestens innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung.
Die Nicht-Einrichtung oder Nicht-Betreibung einer internen Meldestelle kann mit einer Geldbuße von bis zu 20.000 Euro geahndet werden. Andere Verstöße, insbesondere die Behinderung von Meldungen, Repressalien oder bestimmte Verstöße gegen Vertraulichkeitspflichten, können mit bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Für bestimmte Tatbestände kann sich der Bußgeldrahmen gegenüber juristischen Personen nach § 30 OWiG erhöhen.
Das Hinweisgebersystem von Intelli Revolution – intelligent!
Wir bieten ein intelligentes Hinweisgebersystem mit Ombudsperson. Unser Hinweisgebersystem ist auf die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes ausgerichtet und lässt sich in bestehende Prozesse integrieren.
Wählen Sie zwischen unseren zwei Varianten:
- Hinweisgebersystem mit Ombudsperson oder
- Ombudsperson für bestehende Meldekanäle
Bei unserem Hinweisgebersystem mit Ombudsperson kommunizieren der Hinweisgebende und die Ombudsperson über eine E-Mail-Adresse, einen Messenger (Signal, Threema) oder unsere Postanschrift. Zudem ist auf Wunsch des Hinweisgebers ein persönliches Treffen mit der Ombudsperson möglich – auf Wunsch auch via Videokonferenz.
Bei dem Service Ombudsperson für bestehende Meldekanäle verfügen Sie bereits über Meldekanäle und wir integrieren diese in unser Monitoringsystem.
Bei jedem Paket steht eine juristisch ausgebildete Ombudsperson zur Verfügung, die sich um die fristgerechte Bearbeitung der eingehenden Hinweise kümmert.
Die Meldekanäle im Überblick
So funktioniert unser Hinweisgebersystem
Unser Hinweisgebersystem ermöglicht dem Whistleblower die einfache und sichere Abgabe von Hinweisen über die o.g. Meldekanäle. Die Vertraulichkeit der Identität hinweisgebender Personen wird durch die Ombudsperson und geeignete Meldekanäle geschützt. Anonyme Meldungen können über geeignete Meldekanäle bearbeitet werden.
Sie haben sich bereits für eine Whistleblower-Lösung entschieden und benötigen noch eine Ombudsperson, um die Vertraulichkeit der Meldungen und die fristgerechte Bearbeitung durch eine Ombudsperson sicherzustellen? Dann entscheiden Sie sich für unser Paket Ombudsperson für bestehende Meldekanäle.
Plausibilitätsprüfung und Ersteinschätzung durch Ombudsperson
ingehende Meldungen werden durch eine Ombudsperson überwacht, fachlich eingeordnet und innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeitet. Zum Service gehören selbstverständlich auch eine erste Einschätzung sowie die Rückmeldungen an die hinweisgebende Person binnen der gesetzlich festgelegten Fristen.
Nachdem die Ersteinschätzung vorgenommen wurde, entscheiden Sie selbst, wie weiter verfahren und wer die weitere Untersuchung durchführen soll. Und sollten sie kompetente Unterstützung benötigen, können Sie sich auf unser Netzwerk von Rechtsanwält:innen, IT-Expert:innen etc. verlassen.
Alle Vorteile des Portals auf einen Blick:
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