Unternehmen sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist seit dem 2. Juli 2023 in Kraft. Es schützt Personen, die im beruflichen Kontext Informationen über bestimmte Rechtsverstöße melden oder offenlegen. Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten und betreiben. Für bestimmte Branchen und regulierte Unternehmen kann die Pflicht unabhängig von der Beschäftigtenzahl gelten.
Mit unserer Whistleblower-Meldestelle unterstützt Intelli Revolution Unternehmen beim rechtssicheren und praxistauglichen Betrieb einer internen Meldestelle. Hinweise können vertraulich entgegengenommen, fristgerecht bearbeitet und durch eine Ombudsperson fachlich eingeordnet werden.
Vertraulichkeit und Schutz hinweisgebender Personen
Ein zentrales Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist der Schutz hinweisgebender Personen vor Repressalien. Die Meldekanäle müssen so gestaltet sein, dass nur die zuständigen Personen Zugriff auf eingehende Meldungen haben. Interne Meldestellen müssen Meldungen in Textform oder mündlich ermöglichen; auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist innerhalb angemessener Zeit auch eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen.
Unsere Lösung ist darauf ausgelegt, Hinweise vertraulich entgegenzunehmen und eine geschützte Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Ombudsperson zu ermöglichen. Anonyme Meldungen können über geeignete Meldekanäle ebenfalls bearbeitet werden, sofern das gebuchte Paket dies vorsieht.
Externe Unterstützung durch Ombudsperson
Unternehmen können nach § 14 HinSchG auch Dritte mit Aufgaben der internen Meldestelle betrauen. Die Verantwortung dafür, geeignete Folgemaßnahmen zu ergreifen und einen etwaigen Verstoß abzustellen, verbleibt jedoch beim jeweiligen Beschäftigungsgeber.
Intelli Revolution übernimmt je nach gewähltem Paket das Monitoring der Meldekanäle, die Kommunikation mit hinweisgebenden Personen, die fristgerechte Eingangsbestätigung und eine erste fachliche Einordnung eingehender Hinweise. Die Entscheidung über interne Folgemaßnahmen trifft das Unternehmen.
Fristen und Bußgelder
Die interne Meldestelle bestätigt den Eingang einer Meldung grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person erfolgt spätestens innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung.
Die Nicht-Einrichtung oder Nicht-Betreibung einer internen Meldestelle kann mit einer Geldbuße von bis zu 20.000 Euro geahndet werden. Andere Verstöße, insbesondere die Behinderung von Meldungen, Repressalien oder bestimmte Verstöße gegen Vertraulichkeitspflichten, können mit bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Für bestimmte Tatbestände kann sich der Bußgeldrahmen gegenüber juristischen Personen nach § 30 OWiG erhöhen.
Whistleblower Meldestelle von Intelli Revolution
Intelli Revolution unterstützt Unternehmen beim Betrieb einer internen Meldestelle, die auf die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes ausgerichtet ist.
Wir bieten unsere Meldestelle in zwei Varianten an:
Hinweisgebersystem mit Ombudsperson
Bei diesem Paket stellt Intelli Revolution ein Hinweisgebersystem über www.hinweisgebermeldestelle.de zur Verfügung. Darüber können verschiedene Meldekanäle genutzt werden, insbesondere E-Mail, Messenger, Postanschrift und ein verschlüsseltes Kontaktformular. Anonyme Meldungen sind über die eingerichteten Meldekanäle möglich.
Die Meldekanäle werden durch eine Ombudsperson überwacht. Die Ombudsperson achtet auf die Einhaltung der gesetzlichen Fristen, kommuniziert mit hinweisgebenden Personen und nimmt eine fachliche Einordnung eingehender Hinweise vor. Persönliche Treffen oder Videokonferenzen können auf Wunsch der hinweisgebenden Person ermöglicht werden.
Ombudsperson für bestehende Meldekanäle
Dieses Paket eignet sich für Unternehmen, die bereits eigene Meldekanäle eingerichtet haben und diese durch eine externe Ombudsperson betreuen lassen möchten.
Intelli Revolution übernimmt dabei das Monitoring der bestehenden Meldekanäle, die Fristenkontrolle, die Kommunikation mit hinweisgebenden Personen und die fachliche Einordnung eingehender Hinweise. Der Zugriff auf die bestehenden Meldekanäle wird individuell mit dem Unternehmen abgestimmt.
Ersteinschätzung durch Ombudsperson
Eingehende Meldungen über unsere Whistleblower-Meldestelle werden durch eine Ombudsperson überwacht und innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeitet. Auf dieser Basis erfolgt eine erste fachliche Einordnung an die zuständigen Ansprechpersonen im Unternehmen und eine Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person innerhalb der gesetzlichen Frist.
Als Unternehmen entscheiden Sie selbst, wie die weitere Vorgehensweise aussieht und wer die Untersuchung durchführen soll. Auf Wunsch bieten wir auch hier kompetente Unterstützung aus unserem Netzwerk von Rechtsanwält, IT-Expert und Steuerberater.
Wie unterscheidet sich unsere Whistleblower Meldestelle von anderen Anbietern?
Viele Lösungen stellen vor allem ein technisches System zur Übermittlung von Hinweisen bereit. Mit unserer Whistleblower-Meldestelle schaffen wir einen vertraulichen Kommunikationskanal mit Ombudsperson und unterstützen eine fachgerechte Bearbeitung eingehender Hinweise.
Eingehende Meldungen werden durch qualifizierte Ombudspersonen gesichtet, fachlich eingeordnet und innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeitet. Auf dieser Grundlage erhalten die zuständigen Ansprechpersonen im Unternehmen eine erste fachliche Einordnung. Unsere Meldestelle ist für unterschiedliche Unternehmensgrößen geeignet und kann in bestehende Prozesse integriert werden.
Die Vorteile des Portals auf einen Blick:
Sie möchten mit uns gemeinsam die EU-Whistleblower-Richtline umsetzen? Dann entscheiden Sie sich für eine unserer Whistleblower-Lösungen.
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